Mi az e-mail címed? Szokványos kérdés. Akinek nincs e-mailje, nincs internetje, az manapság nemigen találja helyét a világban. Hol vannak már azok az idők, amikor papíron írtunk levelet, borítékot nyaltunk, bélyeget ragasztottunk, postaládába dobtunk! Az amerikai Ray Tomlinson találmánya (és a nélkülözhetetlen @ jel is) 1971 után viharos gyorsasággal terjedt el a világban. (Én akkor is nagyon megörültem, amikor egy kínai kisváros szállodai szobájában számítógépet találtam, ám lelkesedésem a kínai nyelvezetű billentyűzet láttán csökkent.)
Az e-mail átalakította az emberi és társadalmi kapcsolatokat, hatékonysága szinte felmérhetetlen. Ám a gyorsaságnak vannak hátrányai: nem alakult ki a használathoz fűződő általános szokásrend, sok a félreértés, a hibalehetőség. Nemzetközi tapasztalataim alapján osztok meg néhány alapszabályt.
- Minden levélre válaszoljunk (különösen a hivatalok), legalább azt rögzítsük, hogy megkaptuk az üzenetet;
- A „Tárgy”-ban mindig jelezzük a témát, egyrészt a figyelem felhívása, másrészt a későbbi könnyű visszakeresés érdekében;
- Figyeljünk, hogy ne ejtsünk betűhibát vagy ne fogalmazzunk rosszul, nem szégyen a helyesírásellenőrző programot sem akitivizálni. Tanácsos először a szöveget megírni, elolvasni, és utána címezni, nehogy esetleg félkészen küldjük el a levelünket;
- Ne kapkodjunk! Ha éppen villamosra várunk, vagy már sötét a moziterem, könnyen írunk meggondolatlanságokat. Soha ne írjunk indulatból;
- Figyeljünk arra, hogy kinek írunk; ha egy beérkező levélen több címzett is van, nem biztos, hogy mindegyikükre tartozik a mi válaszunk, alaposan kell tehát mérlegelni. A CC (carbon copy, másolat) azt jelenti, hogy a címzett tudtával más is megkapja a levelet, a BCC (blind carbon copy, titkos másolat) egy általunk kiválasztott címzettnek szól, a többiek tudta nélkül;
- Hivatalos leveleknél figyeljünk a megszólításra, hogy az a kapcsolatnak megfeleljen. Kezdjük a vezetéknévvel és a titulussal, később, ha kölcsönösen van erre hajlandóság, átválthatunk a keresztnevekre. Sok országban csak a napi első levélben várják el a megszólítást, a továbbiakban elég a szöveg;
- Ugyancsak hivatalos leveleknél kerüljük a magánélet híreit és a bizalmaskodást, még a humorral is bánjunk óvatosan, nem tudhatjuk, milyen érzékenységet sértünk vele;
- Ne használjunk divatos rövidítéseket, színvonaltalan nyegleségeket (lol, imho, szvsz, lécci, stb.) becsüljük meg azt, akivel levelezésben állunk;
- A szöveg legyen rövid és lényegretörő, kerüljük a körülményeskedést: „Azért írok neked, mert….”, ugyanakkor mindenki örül egy kis kedvességnek: „remélem, segítettem”, vagy „köszönöm a segítséget”;
- Vigyázzunk a mellékletekkel. Én magam is hibáztam néhányszor, a legnagyobbat akkor, amikor a jelentkezésemet küldtem el egy nemzetközi tanfolyamra. Az igen udvarias válaszból világosan kiderült, hogy hol tévedtem. - Köszönjük levelét – írta az ügyintéző. – Csak az a baj, hogy az önéletrajza helyett Jamie Oliver receptjeit küldte el. Ezeknek is örültünk, de valahogy nem ezt vártuk…