A legtöbb vállalatnál papíron zajlik a folyamat, pedig akár digitálisan is lehetne szignózni - hívta fel a figyelmet Füzesi Csaba az elektronikus aláírással és hitelesítéssel foglalkozó NETLOCK termékfejlesztési vezetője. Becslései szerint a céges dokumentumállomány digitalizálása éves szinten 10 millió forintos megtakarítást jelenthet egy közepes méretű vállalat számára, országosan pedig akár 100 milliárd forinttal több maradhatna a vállalati szféránál.
Az elektronikusan aláírt dokumentumok ugyanolyan jogi bizonyító erővel bírnak, mintha papíron, tollal írtunk volna alá. A NAV és más hivatalok is elfogadják, és az Európai Unió minden országában érvényesek. A digitális okmánykezelés ráadásul nem csupán olcsóbbá és gyorsabbá teszi a folyamatokat, de a májustól hatályba lépő új uniós adatvédelmi törvénynek (GDPR) való megfelelésben is segít. Az ugyanis előírja, hogy a cég alkalmazottai csak a számukra szükséges adatokhoz férjenek hozzá, ennek kontrollálása pedig digitális környezetben könnyebben megoldható – például a hozzáférési jogosultságok szabályozásával vagy a dokumentumok jelszavas levédésével.
Az e-aláírás napi szintű használata ennek ellenére még kevésbé elterjedt. Füzesi Csaba szerint ennek kényelmi okai is voltak. Az e-aláírás létrehozásához egy chipkártyára és egy számítógéphez csatlakoztatott kártyaolvasóra volt szükség korábban, ami némiképp körülményessé tette a folyamatot. Azonban az e-aláírásosok legújabb generációja az interneten keresztül egy webes keretrendszerbe belépve ad lehetőséget az elektronikus szignóra. Ez a technológia havi néhány ezer forintos előfizetési díjért elérhető.
Füzesi Csaba hangsúlyozta: egy papíron aláírt, majd beszkennelt dokumentumon minimális informatikai ismeretekkel bárki képes hamis aláírást létrehozni egy rajzolóprogram segítségével. Ezzel szemben az elektronikus aláírás lényegében egy titkosított digitális pecsét, amely bekerül a digitális dokumentum kódsorába, és meggátolja, hogy a fájlban bármilyen módosítás történjen. Amennyiben valaki mégis módosítja a fájlt, az elektronikus aláírás azonnal érvénytelenné válik.
